هل تعتقد أن الدليل أرخص؟ فكر مرة أخرى: وفر 30% الآن

يمكن أن يبدو العمل اليدوي ميسور التكلفة عندما أتحقق فقط من الأجر بالساعة. غالبًا ما تتضمن التكلفة الكاملة إدخال البيانات بشكل متكرر، والتصحيحات، والردود المتأخرة، والمتابعات الفائتة، والوقت المستغرق في التحقق من نفس المهمة مرة أخرى. قد تستغرق العملية الصغيرة بضع دقائق فقط. وعلى مدى أسبوع، يمكن أن تصبح تلك الدقائق عدة ساعات. على مدار شهر، يمكن أن تؤثر التكلفة على خدمة العملاء ومتابعة المبيعات وقدرة الفريق. أستخدم طريقة بسيطة لمعرفة أين تذهب الأموال. 1. تسجيل المهمة أقوم بتدوين كل نشاط متكرر: - نسخ البيانات بين الأدوات - إعداد نفس التقرير - إرسال التحديثات الروتينية - التحقق من تفاصيل الطلب أو الدفع - فرز طلبات البريد الإلكتروني - إعادة إدخال معلومات العميل - مراجعة الملفات للحقول المفقودة، كما أقوم بتسجيل عدد مرات حدوث المهمة والمدة التي تستغرقها. عضو الفريق الذي يقضي 12 دقيقة في مهمة 25 مرة كل أسبوع يستخدم خمس ساعات في الأسبوع في هذا النشاط. 2. حساب تكلفة العمالة الكاملة ليس من الضروري أن يكون الحساب معقدًا: تكلفة المهمة = الوقت المستغرق × تكلفة العمالة بالساعة على سبيل المثال، يكسب الموظف 24 دولارًا أمريكيًا في الساعة ويقضي خمس ساعات كل أسبوع في إعداد التقارير اليدوية. 5 ساعات × 24 دولارًا أمريكيًا = 120 دولارًا أمريكيًا في الأسبوع وهذا يساوي حوالي 480 دولارًا أمريكيًا على مدى أربعة أسابيع، قبل حساب التصحيحات أو التأخير. قد تبدو المهمة أصغر من أن تتم مراجعتها عند عرضها بمفردها. المجموع الشهري يعطي صورة أكثر فائدة. 3. التحقق من تكلفة الأخطاء يمكن أن يؤدي العمل اليدوي إلى حدوث مشكلات لا تظهر في تقرير الرواتب. قد يؤدي رقم العميل الخاطئ إلى تأخير الرد. قد يؤدي وجود سطر مفقود في التقرير إلى مراجعة أخرى. قد يؤدي الإدخال المكرر إلى زيادة صعوبة التحقق من سجلات المخزون أو الدفع. لقد قمت ذات مرة بمراجعة فريق خدمة صغير قام بنسخ طلبات العملاء من البريد الإلكتروني إلى جدول بيانات. استغرقت المهمة حوالي 15 دقيقة كل صباح. وكانت القضية الأكبر هي عملية المتابعة. في بعض الأحيان، تم وضع علامة على الطلبات على أنها مكتملة قبل إرسال الرد، لذلك كان على عضو آخر في الفريق التحقق من البريد الوارد لاحقًا. قام الفريق بتقليل هذا الفحص الإضافي باستخدام نموذج مشترك ومسح حقول الحالة والتذكيرات التلقائية. ولم يأت الادخار عن طريق إزالة الناس. لقد جاء ذلك من خلال إعطاء الناس عددًا أقل من الخطوات المتكررة. 4. حدد المهام المناسبة للأتمتة لا تحتاج كل مهمة يدوية إلى برنامج. تشتمل مهمة البدء الجيدة عادةً على هذه الميزات: - تتبع نفس النمط - تستخدم حقول إدخال واضحة - يحدث ذلك كثيرًا - تتطلب القليل من الحكم - تقوم بإنشاء سجل يمكن التحقق منه - قد تظل المهام التي تتضمن قرارات حساسة أو رعاية شخصية أو احتياجات العملاء غير العادية بحاجة إلى مراجعة بشرية مباشرة. يمكن أن يبدو سير العمل العملي كما يلي: 1. يقدم العميل طلبًا. 2. تدخل المعلومات إلى نظام مشترك واحد. 3. يتلقى الطلب حالة واضحة. 4. يحصل عضو الفريق المناسب على إشعار. 5. يتلقى العميل تحديثًا قياسيًا. 6. يستعرض الشخص حالات غير عادية. يحافظ هذا الهيكل على انتباه الإنسان حيث يضيف قيمة. 5. قم بقياس التوفير المحتمل لا ينبغي التعامل مع التخفيض بنسبة 30% على أنه وعد. يجب أن يكون هدفًا محسوبًا من سجلاتك الخاصة. إذا كانت تكلفة العملية 1000 دولار شهريًا وأدت التغييرات المقاسة إلى إزالة 300 دولار من الجهد اليدوي الذي يمكن تجنبه، فإن التوفير يكون 30%. يمكن التحقق من الرقم من خلال: - الساعات المستغرقة قبل التغيير - الساعات المستغرقة بعد التغيير - تصحيحات الأخطاء - الاستجابات المتأخرة - تكاليف البرامج والإعدادات - وقت الموظفين المستخدم للمراجعة ليس الهدف هو جعل كل مهمة أسرع. الهدف هو تقليل العمل المتكرر دون خفض جودة الخدمة. 6. احتفظ بفحص بشري تعمل الأتمتة بشكل أفضل عندما تكون للعملية حدود واضحة. أفضّل الإعداد حيث تنتقل الحالات الروتينية من خلال سير عمل بسيط بينما تنتقل الحالات غير العادية إلى شخص ما. يمكن أن يشمل ذلك: - خطوة مراجعة للمعلومات غير الكاملة - خطوة الموافقة على المبالغ المستردة أو التغييرات - عناصر التحكم في الوصول إلى بيانات العميل - سجل لكل إجراء - طريقة واضحة لتصحيح الأخطاء تعمل عمليات التحقق هذه على حماية تجربة العميل وتجعل إدارة العملية أسهل. العمل اليدوي ليس مجانياً لمجرد أنه مألوف. عندما أقيس الساعات والتصحيحات والتأخيرات، يصبح من السهل رؤية التكلفة. يمكن للمراجعة المعقولة أن تساعد الفريق في معرفة المواضع التي يمكن فيها تقليل 30% من الجهد الذي يمكن تجنبه. تعتمد النتيجة على المهمة والأدوات وجودة العملية. ابدأ بنشاط واحد متكرر، وقم بقياسه وتحسينه ومراجعة الأرقام قبل إجراء تغيير أكبر.

يمكن للعمل اليدوي أن يستحوذ على حصة كبيرة من ميزانية الفريق. قد يستغرق نسخ البيانات بين الأنظمة، وإعداد التقارير الروتينية، والتحقق من جداول البيانات، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة، ونقل الملفات بضع دقائق فقط. وعلى مدار أسبوع كامل، تصبح تلك الدقائق ساعات. عندما يتم تكرار نفس المهام من قبل عدة أشخاص، فإن التكلفة تنمو دون إضافة قيمة كبيرة للعملاء أو الشركة. لقد رأيت الفرق تقضي وقتًا أطول في نقل المعلومات بدلاً من استخدامها. يقوم مساعد المبيعات بتصدير تقرير وتنظيف الملف والتحقق من الحقول المفقودة وإرساله إلى المدير. ويقوم المدير بمراجعة نفس البيانات بصيغة أخرى. يمكن لتغيير بسيط في سير العمل إزالة العديد من هذه الخطوات. قد يكون من الممكن تخفيض تكاليف المهام اليدوية بنسبة 30% عندما يكون العمل متكررًا ومبنيًا على القواعد وموزعًا على ساعات كافية. وتعتمد النتيجة على العملية والبرمجيات ووقت الموظفين وجودة التنفيذ. وينبغي قياسه وليس افتراضه. ### الخطوة 1: ابحث عن العمل المتكرر، أبدأ بقائمة مهام بسيطة. لكل نشاط، أقوم بتسجيل: - عدد مرات حدوث ذلك - عدد الأشخاص الذين يتعاملون معه - المدة التي تستغرقها المهمة الواحدة - ما هي الأدوات المستخدمة - مكان ظهور الأخطاء - ما إذا كان الشخص بحاجة إلى اتخاذ قرار أم لا. المهمة التي تستغرق 10 دقائق مرة واحدة في الشهر قد لا تحتاج إلى الاهتمام. المهمة التي تستغرق 10 دقائق يوميًا لـ 12 موظفًا تستحق نظرة فاحصة. على سبيل المثال، قامت شركة لوجستية صغيرة بتتبع تحديثات الطلب اليومية. قام الموظفون بنسخ تفاصيل التسليم من البريد الإلكتروني إلى جدول بيانات، ثم أدخلوا نفس التفاصيل في بوابة العميل. استغرق العمل حوالي 18 ساعة كل أسبوع عبر الفريق. وكانت العملية سهلة الفهم، مما جعلها مكانًا مناسبًا لاختبار التغيير. ### الخطوة الثانية: فصل القرارات عن الإجراءات الروتينية لا ينبغي إزالة كل مهمة يدوية. قد تتطلب شكاوى العملاء وحالات الدفع غير العادية والتغييرات الحساسة في الحساب مراجعة بشرية. غالبًا ما تتبع الإجراءات الروتينية قاعدة واضحة: - إذا كان النموذج مكتملاً، قم بإنشاء سجل - إذا تمت الموافقة على فاتورة، أرسلها إلى المحاسبة - إذا لم يرد العميل بعد فترة محددة، أرسل تذكيرًا - إذا وصل الملف إلى مجلد مشترك، فأخطر الشخص المعين أبحث عن الإجراءات التي لا تحتاج إلى حكم جديد في كل مرة. غالبًا ما تكون هذه مناسبة للقوالب أو القواعد أو سير عمل البرامج. هذا النهج يبقي الأشخاص مشاركين في الأمور التي يكون فيها حكمهم مهمًا ويقلل من الوقت الذي يقضيه في العمل الذي يمكن التنبؤ به. ### الخطوة 3: إزالة إدخال البيانات المكررة يعد الإدخال المكرر مصدرًا شائعًا للوقت الضائع. عند كتابة نفس اسم العميل أو رقم الطلب أو حالة الدفع في عدة أنظمة، تدفع الشركة مرتين. فهو يدفع لوقت الموظفين ويتعامل مع الأخطاء التي تظهر لاحقًا. يمكن لسير العمل المتصل تمرير المعلومات المعتمدة من أداة إلى أخرى. قد يقوم نموذج العميل بإنشاء سجل في نظام المبيعات. قد يقوم الطلب المعتمد بتحديث المخزون. قد تؤدي تذكرة الخدمة المكتملة إلى تشغيل طلب فاتورة. قبل توصيل الأدوات، أتحقق من حقول البيانات والأذونات. إن سير العمل الذي ينقل المعلومات غير الصحيحة بشكل أسرع لا يحل المشكلة الحقيقية. ### الخطوة 4: استخدام القوالب لتكرار الاتصال تكتب العديد من الفرق نفس الرسائل من البداية. يمكن أن تساعد القوالب في تذكيرات المواعيد وتحديثات الطلبات وإشعارات الدفع والطلبات الداخلية وردود الدعم. يتضمن القالب الجيد المعلومات الأساسية مع ترك مساحة لملاحظة شخصية عند الحاجة. أتجنب جعل كل رسالة تبدو متطابقة. لا يزال العملاء بحاجة إلى شرح واضح وخيار اتصال مفيد وتفاصيل دقيقة. يجب أن تقلل القوالب من الكتابة، وليس تقليل العناية. قد توفر شركة الخدمة التي ترسل 40 تذكيرًا بالمواعيد كل يوم عدة ساعات في الأسبوع من خلال رسالة منظمة وقاعدة جدولة بسيطة. ### الخطوة 5: قياس التغيير يحتاج خفض التكلفة إلى خط أساس واضح. أقوم بمقارنة العملية قبل التغيير وبعده: - الساعات المستغرقة كل أسبوع - عدد المهام المكتملة - معدلات الخطأ والتصحيح - وقت الاستجابة - تكاليف البرامج والصيانة - وقت الموظفين المنقول إلى عمل ذي قيمة أعلى تخيل أن فريقًا يقضي 20 ساعة كل أسبوع في إعداد تقرير يدوي. بعد تحديث سير العمل، يستغرق العمل 13 ساعة. وهذا يعني توفير 7 ساعات، أو 35% من الوقت الأصلي. تعتمد النتيجة المالية على تكلفة الساعة وتكلفة الأدوات. إن العملية التي توفر الوقت ولكنها تسبب العديد من الأخطاء قد لا تكون تحسينًا مفيدًا. ### مثال عملي استخدمت وكالة تسويق مكونة من 15 شخصًا جدول بيانات مشتركًا لتتبع طلبات العملاء الجدد. قام أحد الأشخاص بفحص البريد الوارد، ونسخ التفاصيل في الورقة، وتعيين عضو في الفريق، وإرسال رسالة داخلية. وقامت الوكالة بتخطيط العملية ووجدت أنه تم إدخال نفس المعلومات ثلاث مرات. لقد استبدلت الخطوات اليدوية بنموذج ولوحة مهام مشتركة وقاعدة إعلام. لا يزال الفريق يراجع كل طلب، ولكن تم تقليل أعمال النسخ. وبعد أربعة أسابيع، ذكرت الوكالة أن العملية استغرقت حوالي 30% من وقت الموظفين أقل. وجاء التوفير من خلال إزالة الإدخال المتكرر، وليس من تقليل جودة الخدمة أو قطع دعم العملاء. ### عندما تخطئ الفرق غالبًا، لا يمكنني أتمتة العملية قبل فهمها. تتضمن المشكلات الشائعة ما يلي: - أتمتة القواعد غير الواضحة - شراء البرامج دون التحقق من الأدوات الحالية - إزالة خطوة المراجعة التي تحمي جودة البيانات - تجاهل تدريب الموظفين - قياس تكلفة البرامج فقط - توقع التوفير دون تتبع وقت المهمة يعتبر البرنامج التجريبي الصغير أكثر أمانًا من تغيير كل قسم مرة واحدة. اختر عملية واحدة، وسجل تكلفتها الحالية، واختبر سير عمل محدود، وراجع النتائج مع الأشخاص الذين يستخدمونها كل يوم. العمل اليدوي ليس دائما مضيعة للوقت. تعمل بعض المهام على حماية الثقة والدقة والعلاقات مع العملاء. الهدف الأفضل هو تقليل الجهد المتكرر مع الحفاظ على الحكم البشري حيث يضيف قيمة. عندما أقوم بمراجعة سير عمل، أطرح سؤالاً بسيطًا: هل تحتاج هذه المهمة إلى شخص، أم أنها تحتاج إلى شخص فقط لأنه لم يتم تحديث العملية؟ يمكن للإجابة أن تكشف أين يكون تخفيض التكلفة بنسبة 30% واقعيًا وأين لا يكون كذلك.

كنت أقضي الكثير من الوقت في التبديل بين المهام والتحقق من التحديثات وتتبع التفاصيل الصغيرة. تم إنجاز العمل، لكن العملية كانت بطيئة ومكلفة. تم تصميم هذا العرض لمساعدتك على تبسيط العمل اليومي مع إبقاء الإنفاق تحت السيطرة. يمكن للعملاء المؤهلين توفير 30% على خطط محددة، وفقًا لشروط العرض. باستخدام مساحة عمل منظمة واحدة، يمكنني القيام بما يلي: - الاحتفاظ بالمهام والملاحظات والملفات في مكان واحد - تقليل العمل اليدوي المتكرر - تتبع التقدم مع عدد أقل من المهام ذهابًا وإيابًا - منح فريقي رؤية أوضح للمواعيد النهائية - مراجعة التكاليف قبل اختيار خطة على سبيل المثال، قد يستخدم فريق التصميم المكون من خمسة أشخاص مساحة العمل لتعيين المشاريع ومشاركة الملفات والتحقق من الحالة دون الاعتماد على سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. يمكن لكل فريق اختيار الميزات التي تتناسب مع عمله وميزانيته. أفضل التوفير يأتي من استخدام الأدوات التي أحتاجها فقط. أقوم بمراجعة تفاصيل الخطة، والتحقق من فترة الفاتورة، والتأكد من ما تم تضمينه قبل الاشتراك. العمل مع عدد أقل من الانحرافات. حافظ على عمليتك واضحة. وفر 30% على الخطط المؤهلة أثناء سريان العرض. قد تختلف الشروط والأحكام. نرحب باستفساراتكم: 2155423988@qq.com/WhatsApp +8613365577725.

برينجولفسون وإريك وأندرو مكافي - 2014 - عصر الآلة الثاني دافنبورت وتوماس إتش. وجين جي هاريس - 2007 - التنافس على التحليلات هامر ومايكل وجيمس تشامبي - 1993 - إعادة هندسة الشركة ووماك وجيمس بي ودانييل تي جونز ودانييل روس - 1990 - الآلة التي غيرت العالم ديمينج، دبليو إدواردز - 1986 — الخروج من الأزمة، جون بي كوتر — 1996 — قيادة التغيير